Éclairage

Le courriel comme mode de preuve… sans déclaration à la CNIL ?


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La loi informatique et liberté du 6 janvier 1978 oblige l’employeur à déclarer à la CNIL tout système de surveillance de l’activité des salariés comportant l’enregistrement de données personnelles. L’absence de cette déclaration rend inopposables les moyens de preuve obtenus via ce système de surveillance, quand bien même les dispositions du code du travail auraient été respectées, soit l’information des salariés et des représentants du personnel.

Cette obligation est donc applicable aux systèmes de messagerie professionnelle lorsqu’ils permettent de contrôler l’activité des salariés.

La CNIL indique sur son site, en ce qui concerne le contrôle de l’utilisation d’internet, que « lorsque l’entreprise met en place un dispositif de contrôle individuel des salariés destiné à produire un relevé des connexions ou des sites visités, poste par poste, le traitement ainsi mis en œuvre doit être déclaré à la CNIL (déclaration normale) sauf si un correspondant informatique et liberté a été désigné, auquel cas, aucune déclaration n’est nécessaire.

De même, un contrôle de l’utilisation de la messagerie (notamment outils de mesure de la fréquence, de la taille, des messages électroniques, outils d’analyse des pièces jointes..) doit faire l’objet d’une déclaration normale.

La Cour de cassation a ainsi considéré qu’un dispositif de contrôle individuel de l’importance et des flux de messagerie non déclaré à la CNIL constitue un moyen de preuve illicite.

En cas de déclaration tardive, la Haute Juridiction a précisé dans un arrêt du 8 octobre 2014 (n°13-14.991) qu’il fallait se placer à la date de la déclaration pour apprécier la licéité des moyens de preuve. Seuls ceux recueillis après la déclaration seront recevables.

En l’absence d’outil de contrôle, la messagerie professionnelle doit faire l’objet d’une déclaration simplifiée (NS -046 – traitements automatisés relatifs à la gestion du personnel : dossiers professionnels, agenda professionnel, gestion des carrières, de la formation, messagerie électronique, intranet….).

Quid des courriels utilisés par l’employeur à l’appui du licenciement d’un salarié, lorsque le système de messagerie professionnel n’a pas fait l’objet de cette déclaration simplifiée à la CNIL ?

Ces courriels sont-ils alors considérés comme mode de preuve illicite et donc irrecevables ?

C’est l’argument soulevé par un salarié dans un litige l’opposant à son employeur. A l’appui d’un licenciement pour insuffisance professionnelle, l’employeur produisait de nombreux courriels échangés avec le salarié. Ce dernier, approuvé par les juges du fond, demandait que ces preuves, illicites puisque la messagerie n’avait pas été déclarée à la CNIL, soient écartées des débats. Son licenciement a donc été déclaré sans cause réelle et sérieuse faute pour l’employeur de pouvoir justifier ses griefs.

La Cour de cassation, dans son arrêt du 1er juin 2017 (n°15-23.522), infirme la décision des juges du fond.

Elle relève que le système de messagerie professionnelle n’était pas pourvu d’un dispositif de contrôle individuel de l’activité des salariés, qu’il n’était en conséquence pas susceptible de porter atteinte à la vie privée ou aux libertés protégées par la loi informatique et liberté.

Elle considère donc que l’omission de déclaration simplifiée d’une telle messagerie ne rend pas illicite la production en justice des courriels émanant des messageries professionnelles. Elle ajoute que les auteurs des courriels ne peuvent ignorer l’enregistrement et la conservation des courriels par le système informatique.

La solution est logique, et le principe a le mérite d’être posé dorénavant : déclaration ou pas, le courriel reste un moyen de preuve recevable. Si l’absence de déclaration simplifiée de la messagerie professionnelle n’emporte pas de conséquence au regard du droit du travail, elle pourrait avoir de graves conséquences pénales.

En effet, l’article 226-16 du Code pénal prévoit que procéder ou faire procéder à des traitements de données à caractère personnel sans respecter les formalités préalables est puni de 5 ans d’emprisonnement et de 300 000 € d’amende. Ce délit est continu pour la chambre criminelle de la Cour de cassation (Crim 23 mai 1991 n°87-555), il ne sera donc pas possible d’invoquer une prescription.

Cette même juridiction donne toute sa portée à l’article 226-16 du code pénal en considérant que la déclaration préalable doit être faite bien qu’elle ne concerne qu’un faible nombre de salariés ou de volume de données traitées (Crim 8 septembre 2015 n°13-85.587).

Même si les sanctions pénales sur l’absence de déclaration simplifiée du système de messagerie professionnelle sont très rares, une déclaration tardive vaudra donc mieux que pas de déclaration du tout…


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